Trabalhar com outras empresas requer habilidades interpessoais e cuidados frequentes. De acordo com pesquisa divulgada na Forbes (2017), 47% de todas as colaborações com fornecedores falham. Além dos aspectos básicos para qualquer relação comercial como preço e condições de pagamento, o mundo dos negócios também é feito de saber estabelecer bons relacionamentos. O trato com as parcerias comerciais pode refletir diretamente para que seu produto final seja melhor, por isso, assim como já é feito com clientes, é igualmente importante valorizá-las. Afinal, “negociar é uma arte”, como menciona Dale Carnegie no livro “Como fazer amigos e influenciar pessoas”.
A boa comunicação tem relação direta com esse processo. Isso porque a capacidade de dialogar de maneira assertiva com as parcerias responsáveis pelo suprimento de sua empresa é crucial para manter as operações funcionando sem problemas e garantir o seu sucesso. Neste artigo, exploraremos estratégias práticas para este entrosamento, desde a construção de uma base sólida de confiança até boas técnicas de negociação.
Mantendo a sintonia
Construir boas relações leva tempo. Estabelecer, desde o início, critérios, cumprir prazos e deixar os canais de comunicação abertos são pontos cruciais para o desenvolvimento saudável dos relacionamentos com fornecedores. Negociações e parcerias baseadas na confiança e no ganho recíproco tendem a ser mais duradouras e consistentes.
Em geral, empresas bem-sucedidas conseguem manter uma cadeia de suprimentos eficiente e fazer uma boa gestão de capital de giro. Por isso, nada melhor do que conhecer a rotina e os processos de seus fornecedores fixos, além de deixar os seus claros para eles também.
Estabeleça um tom positivo na comunicação
Um bom relacionamento passa pelo respeito. Portanto, valorize a experiência e os conhecimentos que seu fornecedor traz. Isso pode ser a base para a construção de uma parceria na qual os fornecedores podem se sentir mais compreendidos e dispostos a colaborar.
Adotar uma postura colaborativa em vez de uma mais combativa também faz toda a diferença para um entendimento mais claro das necessidades e limitações de ambas as partes, criando um ambiente onde soluções inovadoras e benéficas podem surgir.
Transparência e confiança mútua: a base da relação comercial
Já falamos sobre a importância da transparência e da confiança mútua nesta trilha, ao abordar as melhores estratégias de comunicação com as equipes. Esses fatores são base para relacionamentos comerciais sólidos e aqui eles não perdem sua relevância.
Ao estabelecer uma relação com empresas fornecedoras, é crucial compartilhar informações pertinentes de maneira honesta e direta. Discuta suas necessidades, expectativas e limitações. Ao mesmo tempo, você deve esperar o mesmo nível de abertura por parte desses parceiros.
Para começar, firme um contrato claro. Certifique-se de que os documentos estabeleçam de forma precisa os termos, condições, prazos e preços acordados. Isso não apenas protege ambas as partes em caso de disputas, mas também ajuda a estabelecer expectativas realistas desde o início.
Dependendo da estrutura de sua empresa, um caminho que também pode auxiliar essa relação é a criação de manuais ou comunicados que descrevam para seus fornecedores as principais políticas do seu negócio, suas demandas e prazos. Isso contribui para auxiliar no esclarecimento de possíveis dúvidas que surjam e eventualmente atrasem entregas, dando mais autonomia aos fornecedores.
Também é útil transmitir a eles as bases dos seus indicadores-chave de performance (também chamados de KPIs, da sigla em inglês Key Performance Indicators). Essas informações podem motivá-los a melhorar continuamente o serviço de fornecimento, além de permitir tomadas de ação mais eficazes e maior controle e visão sobre o cumprimento de metas.
Gerenciando conflitos: como abordar e resolver desentendimentos com fornecedores?
Em qualquer parceria comercial, é praticamente inevitável que conflitos surjam em algum momento. E, quando isso acontece, a maneira como você os aborda e encontra uma resolução pode ser determinante para o sucesso da relação.
Desta forma, ao se deparar com desentendimentos, em vez de entrar em uma postura defensiva e reativa, abra um canal de comunicação eficaz. Ouvir atentamente as perspectivas e pontos de vista da sua parceria comercial é importante para resolver o problema. Compreendendo o que aconteceu, vocês podem trabalhar juntos de forma colaborativa para encontrar soluções não apenas para o conflito imediato, mas que também sejam mutuamente benéficas a longo prazo.
Tenha em mente que conflitos, quando gerenciados com habilidade e empatia, podem resultar em relacionamentos duradouros e mais fortes.
Técnicas de negociação e sua relação com a comunicação
A negociação com empresas fornecedoras é uma habilidade que está intrinsecamente ligada à boa comunicação. Algumas dicas são focar nos interesses em comum e ceder em certos pontos para obter ganhos em outros. A empatia desempenha um papel central aqui, pois entender o ponto de vista do seu fornecedor pode levar a acordos mais vantajosos.
Veja abaixo algumas estratégias de negociação:
– Ganha-ganha (win-win): essa é uma abordagem que busca encontrar soluções que beneficiem todas as partes envolvidas, em vez de uma negociação de soma zero, em que uma parte ganha e a outra perde. Envolve a identificação de interesses comuns e a criação de acordos mutuamente benéficos.
– Ancoragem: comece a negociação com uma oferta inicial que atue como ponto de referência para as negociações subsequentes. Essa técnica pode influenciar a percepção do valor da outra parte e ajudar a direcionar a discussão.
– Silêncio: às vezes, ficar em silêncio após fazer uma oferta pode ser uma técnica poderosa. Isso coloca a pressão sobre a outra parte para responder ou fazer uma contraproposta, muitas vezes levando a concessões.
– Escuta ativa: ouvir com atenção e demonstrar compreensão pelo ponto de vista da outra parte é fundamental. Isso ajuda a criar uma relação e mostra respeito pela perspectiva do outro negociador.
– Criar escassez: em alguns contextos gerar uma percepção de escassez em relação aos seus produtos ou serviços pode estimular a ação da outra parte, afinal, nenhum empresário quer perder o melhor produto ou profissional disponíveis no mercado.
– Negociação por itens: ao desmembrar uma negociação em itens individuais, você pode abordar cada elemento separadamente, facilitando a concessão em alguns pontos para ganhos em outros.
– Tempo e prazos: a manipulação do tempo pode ser utilizada para criar senso de urgência ou pressionar a outra parte a tomar uma decisão.
– Ceder com estratégia: se necessário, esteja disposto a fazer concessões, mas faça-as de forma estratégica e consciente, garantindo que cada concessão seja correspondida por uma contrapartida.
– Técnica do ultimato: embora deva ser usada com cautela, um ultimato pode ser eficaz em situações específicas, quando outras opções se esgotaram. Como é uma técnica extrema, pode danificar o relacionamento se não for utilizada com sensibilidade.
É importante ter em mente que a escolha da técnica de negociação adequada depende do contexto específico da negociação e das partes envolvidas. Ser flexível pode ser a chave para o sucesso nas negociações.
Tecnologia pode ajudar na relação
A tecnologia traz uma variedade de ferramentas que podem aprimorar a comunicação. Desde aplicativos de acompanhamento de tarefas até canais online de comunicação, essas plataformas podem ser igualmente úteis no trato com os fornecedores.
Neste caso, porém, os sistemas de gestão de relacionamento com fornecedores (SRM, da sigla em inglês para Supplier Relationship Management) se destacam. Eles permitem um acompanhamento mais eficiente de pedidos, prazos de entrega e outros detalhes, facilitando a gestão de compras e o trato com as empresas parceiras.
Esses softwares são desenvolvidos especificamente para facilitar a visualização da cadeia de suprimentos em todas as etapas, automatizando uma série de processos manuais. Eles também permitem consultar dados públicos de fornecedores potenciais de forma automatizada, o que auxilia o processo de qualificação e homologação das parcerias.
Os sistemas SRM são úteis, ainda, para acompanhar o desempenho dos KPIs desejados. Além de acompanhar o desempenho, é possível comunicar para a empresa fornecedora sobre como ela está se saindo em relação às metas estabelecidas. Isso tudo com segurança garantida para manter uma cadeia de suprimentos sempre relevante e confiável.
Comunicação clara em todas as etapas
Como vimos, apesar do trato com empresas fornecedoras ser um desafio, manter uma comunicação aberta é o caminho para uma relação vantajosa para ambas as partes.
Não se esqueça de definir objetivos claros, documentar acordos e monitorar sempre o desempenho. Como em qualquer relacionamento, a comunicação requer investimento contínuo e adaptação às necessidades em constante mudança do mercado.